Een goed gekozen digitale werkomgeving maakt je werkdag een stuk soepeler. Van de cloud tot handige apps, iedere tool die je kiest moet passen bij de manier waarop jij en je team werken. Hieronder lees je welke digitale tools voor veel ondernemers een verschil maken en hoe je ze kiest voor jouw bedrijf.
Werken in de cloud
Cloudopslag maakt het makkelijk om overal en altijd bij je bestanden te kunnen. Je hoeft niet meer te denken aan back-ups en de software-updates worden vaak automatisch voor je gedaan. Maar veiligheid blijft een aandachtspunt. Je wilt natuurlijk dat je bedrijfsgegevens beschermd zijn.
Zorg daarom dat je goed kijkt naar de cloud securitydie een clouddienst biedt. Veel platforms werken met versleuteling en hebben opties voor dubbele verificatie. Hiermee zit je vaak al veilig. Als je werkt met gevoelige data, kan een extra beveiligingslaag handig zijn, zodat je met een gerust hart bestanden deelt met collega’s en klanten. Zoek een oplossing die makkelijk te gebruiken is en past bij de hoeveelheid data die jij wilt opslaan.
Apps voor je bedrijf
Naast cloudopslag zijn er vaak ook specifieke apps nodig voor je dagelijkse werk. Power Appsvan Microsoft is een handige optie als je zelf eenvoudige apps wilt bouwen, zonder dat je veel technische kennis nodig hebt. Hiermee digitaliseer je processen zoals formulieren en klantoverzichten op een manier die precies aansluit bij jouw werkwijze.
Voor veel ondernemers is Power Apps een uitkomst, omdat je niet afhankelijk bent van kant-en-klare apps die misschien net niet goed aansluiten bij jouw bedrijf. Door zelf te bepalen hoe een app eruit ziet en wat je ermee doet, werk je sneller en kun je makkelijk inspelen op de behoeften van je klanten en je team. Naast Power Apps zijn er ook andere tools zoals projectmanagement apps, boekhoudprogramma’s of software voor urenregistratie die je workflow net dat beetje extra efficiëntie geven.
Online communicatie
Heldere communicatie houdt je werk overzichtelijk, zeker nu werken op afstand steeds normaler wordt. Tools zoals Slack, Microsoft Teams en Zoom maken het mogelijk om snel met je team te overleggen, zonder eindeloze e-mailwisselingen.
Kies een communicatieplatform dat goed werkt voor jullie manier van samenwerken. Voor teams met veel projecten is Microsoft Teams handig, omdat je makkelijk kunt schakelen tussen verschillende kanalen en gesprekken. Ben je vooral op zoek naar een goede tool voor videobellen, dan is Zoom een stabiele en populaire keuze. Door een vaste tool te kiezen, voorkom je dat iedereen zijn eigen weg kiest en houd je de communicatie helder en georganiseerd.
Zorg voor scholing
Nieuwe tools zijn pas nuttig als iedereen weet hoe ze werken. Zorg daarom voor goede uitleg binnen je team. Een korte online cursus, instructievideo’s, of een “hulplijn” binnen het team kan al veel schelen. Zo haalt iedereen het maximale uit de software en wordt het werk niet onnodig ingewikkeld.
Kies je de juiste tools voor jouw digitale werkomgeving, dan maak je het werken een stuk makkelijker en haal je het meeste uit je werkdag.